Das neue Jahr ist schon ein paar Monate alt, aber viele von uns denken wahrscheinlich immer noch darüber nach, was wir verbessern können. Sie können es Vorsätze, Ziele oder etwas anderes nennen, aber viele von uns werden ihre Denkweisen und Einstellungen verfeinern, damit wir im Jahr 2019 produktiver und erfolgreicher sein können. In diesem Blog erkläre ich im Detail, warum ich einen agilen Ansatz für die Ziele für das Jahr entwickelt habe – und wie die Übernahme einer agilen Denkweise Ihnen dabei helfen kann, Ihre Ziele zu erreichen.

Warum ist eine agile Denkweise für jeden relevant?

Mein akademisches Leben als Chemieingenieurstudent zu planen, ist ein dynamisches, mehrdeutiges und komplexes Problem. Die Prioritäten ändern sich im Laufe der Woche, es gibt keinen einzigen „richtigen“ Weg, an das Studium heranzugehen, da jeder Student einzigartig ist und das Leben eines Universitätsstudenten mehr als nur das Studium ist.

Als ich Agile Coach-Praktikant bei PagerDuty war, habe ich gelernt, dass ein Eine agile Denkweise schafft die Balance zwischen Vorausplanung und Anpassung an veränderte Umstände. Durch diese Balance liefert eine agile Denkweise optimale Lösungen für dynamische, mehrdeutige und komplexe Probleme. Die Übernahme dieser Denkweise geht daher weit über den Produktentwicklungskontext bei einem Software-as-a-Service-Unternehmen (SaaS) hinaus und kann zur Lösung von Problemen im Alltag verwendet werden.

Wie kann ich mit der Übernahme einer agilen Denkweise beginnen?

Hier sind die umsetzbaren Schritte, die Sie unternehmen können, um eine agile Denkweise in Ihren Alltag zu integrieren.

Schritt 1: Beginnen Sie mit dem Ende im Kopf
Die Aussage „Beginnen Sie mit dem Ende im Kopf“ stammt aus Stephen Coveys Die 7 Angewohnheiten sehr effektiver Menschen, und es ist auf ein Engineering-Team, das eine Softwarefunktion plant, ebenso anwendbar wie auf einen Studenten, der sich Ziele für das kommende Semester setzt, oder auf jede Einzelperson, die sich persönliche Ziele für das kommende Jahr setzt.

Für den Aufbau jeglicher Art von Struktur ist ein Bauplan erforderlich. Eine mentale Vision des gewünschten Endzustands dient als Orientierungshilfe für Ihre tatsächlichen Handlungen. Die Entwicklungsteams bei PagerDuty verwenden Trello als Bauplan, um ihre Gedanken für Retrospektiven/Kaizens (siehe Schritt 5), wöchentliche Meetings und die Planung von Team-Offsites zu ordnen. Ich verwende Trello auf die gleiche Weise, um mein Leben auf hoher Ebene zu organisieren.

Nachfolgend sind als Beispiel meine Hauptziele für das nächste Semester aufgeführt, unterteilt nach Kategorien des Studentenlebens. Diese Kategorien (die wir in Softwareentwicklungsteams „Epics“ nennen) sind flexibel – Sie können beispielsweise verschiedene Kategorien für verschiedene Lebensabschnitte anpassen. Wenn Sie also Vollzeit arbeiten, können Sie „Arbeit“, „Gesunder Lebensstil“, „Work-Life-Balance“, „Familie“ usw. als Ihre Hauptkategorien (Epics) mit den entsprechenden übergeordneten Zielen festlegen. Für Entwicklungsteams ist jedes Epic potenziell eine Funktionalität, die zu einem Produktfeature hinzugefügt werden kann.

Schritt 2: Teilen Sie die wichtigsten Schritte zu Ihrem/Ihren Ziel(en) auf
Ich habe meine Ziele für jede Kategorie in groben Zügen dargelegt. Eine Aufschlüsselung dieser Ziele finden Sie weiter unten.

Die Ziele sind erreichbarer und konkreter, wenn man sie in kleinere, schrittweise Aufgaben unterteilt. Darüber hinaus ist der Fortschritt quantifizierbar/messbar. Wenn Ihr Ziel als Vollzeitangestellter im Bereich „Arbeit“ beispielsweise darin besteht, Ihr Verdienstpotenzial um einen bestimmten Prozentsatz zu steigern, könnte ein Schritt zur Erreichung dieses Ziels die Teilnahme an einem Karriere-Bootcamp zur Verbesserung Ihrer vorhandenen Fähigkeiten sein.

In der Softwareentwicklung können diese kleineren Teile mit „Geschichten“ verglichen werden – kurze, einfache Beschreibungen einer Funktion, die aus der Perspektive der Person(en) geschrieben werden, die sich die neue Funktionalität wünschen. Ein persönliches Beispiel ist „Frühstück vor dem Unterricht“ im Epos „Gesünder leben“. Für Entwicklungsteams könnte eine Geschichte so einfach sein wie „Eine Schaltfläche zum Startbildschirm einer Website hinzufügen“.

Schritt 3: Minimieren Sie Aufschieberitis durch die Definition von „Work in Progress“-Grenzen (WIP).
Bei der Softwareentwicklung werden im Arbeitsablauf eines Teams normalerweise Hauptphasen wie „In Entwicklung“ und „Bereit zur Codeüberprüfung“ identifiziert. Das Team einigt sich dann für jede Phase auf ein „Work in Progress“-Limit (WIP), um Engpässe zu vermeiden. Das bedeutet für Entwicklungsteams: Wenn die Anzahl der Aufgaben in einer bestimmten Phase zu einem bestimmten Zeitpunkt das vom Team definierte WIP-Limit der Phase überschreitet, konzentriert sich das Team auf diese Aufgaben, um den Engpass zu beseitigen.

Anstatt in diesem Szenario das Aufschieben zu minimieren, habe ich die WIP-Grenzen so gestaltet, dass sie eine effektive Zeitnutzung fördern. Beachten Sie, dass ich zwischen täglichen und wöchentlichen WIPs unterschieden habe, um den unterschiedlichen Zeitplänen verschiedener Ziele gerecht zu werden.

Schritt 4: Verfolgen Sie Ihren Fortschritt auf einfache Weise
Bisher habe ich die strategische Planung meines Studiensemesters in Trello durchgeführt. Für die taktische, tägliche Nachverfolgung verwende ich jedoch Google Kalender für meinen Stundenplan, mein Trainingsprogramm und meine außerschulischen Aktivitäten, sodass ich unterwegs leicht auf diese Informationen zugreifen kann.

Zusätzlich zu Google Kalender verwende ich am Wochenende eine Agenda, um die kommende Woche zu planen und die täglichen Aufgabenlisten während der Woche im Auge zu behalten. (Wenn Sie Ihre Pläne lieber handschriftlich dokumentieren, funktioniert ein physisches Notizbuch genauso gut.) Je weiter oben eine Aufgabe auf diesen Aufgabenlisten steht, desto höher ist ihre Priorität. Dies führt normalerweise dazu, dass eine Aufgabenliste Aufgaben enthält, die von „Muss erledigt werden“ über „Sollte erledigt werden“ bis „Wäre schön zu erledigen“ sortiert sind.

Unabhängig davon, für welches Tool Sie sich entscheiden, ist das Wichtigste, dass es Ihnen die Möglichkeit bietet, Ihre Prioritäten zu bewerten und den Überblick über den Fortschritt Ihrer täglichen Aufgaben zu behalten.

Schritt 5: Selbstreflexion und Wiederholung dieser Schritte
Ohne regelmäßige Selbstreflexion wären Sie überrascht, wie lange es dauert, Beobachtungen in Ihrem eigenen Leben zu erkennen und entsprechend zu handeln. Entwicklungsteams führen nach jeder Iteration eine „Retrospektive“ oder „Kaizen“ durch, wobei eine Iteration normalerweise zwei Wochen dauert. Die Retrospektive oder das Kaizen markiert das Ende eines Entwicklungszyklus und gibt dem Team die Möglichkeit, über den zuletzt abgeschlossenen Zyklus nachzudenken, potenzielle Verbesserungsbereiche zu identifizieren – normalerweise in den Arbeitsprozessen des Teams – und Entscheidungen darüber zu treffen, wie es weitergehen und diese schrittweisen Verbesserungen vornehmen kann.

Aus persönlicher Sicht habe ich in der Vergangenheit Stunden damit verschwendet, an einer Frage hängenzubleiben und zu stur zu sein, um davon abzurücken, bis ich die dringend benötigte Anleitung erhalten habe. Als Berufstätiger sind Sie vielleicht auch auf ein Problem gestoßen, aber Sie möchten nicht riskieren, Ihre Kollegen mit Fragen zu belästigen, während sie arbeiten. Davon würde ich dringend abraten, denn Ihre Kollegen können eine andere Perspektive bieten, die zu einer schnelleren Problemlösung führen kann.

Je nach akademischer oder beruflicher Aufgabe kann die Bearbeitung mancher Aufgaben länger dauern als die anderer. Ich habe mir jetzt eine Faustregel gesetzt, jede Aufgabenfrage auf eine bis eineinhalb Stunden zu begrenzen. Im Wesentlichen gebe ich mir eine bestimmte Zeitspanne, um eine Aufgabenfrage zu bearbeiten, bevor ich sachkundige Freunde um einen Anstoß in die richtige Richtung bitte.

Wichtigste Erkenntnis: Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie bei der Lösung eines Problems Ihren gesamten Gehirnschmalz verbraucht haben und dabei nur minimale Fortschritte erzielt haben, fragen Sie einen Kollegen oder Kollegen nach seiner Meinung!

Was kommt als nächstes?

Hier sind die wichtigsten Fragen, die Ihnen dabei helfen, eine agile Denkweise in Ihrer Arbeit, in der Schule oder in einem anderen Bereich Ihres Lebens anzuwenden, unabhängig davon, ob Sie Erfahrung in der Arbeit in einer agilen Umgebung haben oder nicht.

• Welches/welche Ziel(e) möchte ich erreichen?
  Beispiel: Ich möchte meine Karriere von X auf Y umstellen.
• Kann ich dieses/diese Ziel(e) in umsetzbare Aufgaben auf täglicher, wöchentlicher und/oder monatlicher Basis aufteilen?
  Beispiel: Ich werde täglich 20 Minuten lang Artikel, Blogbeiträge und andere Ressourcen über Experten in der Branche Y lesen und mindestens einmal im Monat an für diese Branche relevanten Networking-Veranstaltungen teilnehmen.
• Kann ich diese Aufgaben priorisieren?
  Beispiel: Bestimmen Sie, welche Themen für mich während dieser Umstellung am relevantesten sind, um mehr darüber zu erfahren.
• Wie kann ich mich dazu verpflichten, diese Aufgaben auf einfache, leichte und anschauliche Weise zu erledigen?
  Beispiel: Schreibe ich meine To-Do-Liste lieber mit der Hand? Verfolge ich sie lieber auf einem elektronischen Gerät?
• Was hält mich davon ab, diese Aufgaben zu erledigen und letztendlich meine Ziele zu erreichen? Mit anderen Worten: Was kann ich in Zukunft anders machen, um meine Chancen zu erhöhen, meine Ziele zu erreichen?
  Beispiel: Ich habe mit einer bestimmten Art technischer Fragen zu kämpfen und widme mich daher mindestens einmal pro Woche der Bearbeitung dieser Art von Problemen.