Teams, die dem Unternehmen dienen, wie z. B. Business Operations und Business Intelligence, werden täglich mit einer Flut dringender Anfragen und einer endlosen Liste geschäftskritischer Projekte konfrontiert. Wie können Teams dieses Chaos kontrollieren und sicherstellen, dass sie an den richtigen Dingen arbeiten? Traditionelles Projektmanagement kann mühsam sein. Agile Methoden, die für die Produktentwicklung entwickelt wurden, passen nicht wirklich zu dieser Art von Arbeit. Oder doch?

Die Business-Teams von PagerDuty haben einen leichtgewichtigen agilen Prozess entwickelt, der Teams hilft, schnell, aber zielgerichtet vorzugehen. Dieser Prozess hat vier Grundprinzipien, die Sie Ihren Teams für eine effektivere Planung vorstellen können: Transparenz, Priorisierung, Aufteilung der Arbeit und Messung des Fortschritts.

1. Transparenz schaffen

Der erste Schritt zur Einführung dieses leichtgewichtigen agilen Prozesses besteht darin, alle aktuellen und geplanten Arbeiten in einer einzigen Ansicht zu visualisieren. Bevor wir diesen Prozess eingeführt haben, erhielten unsere Teams Anfragen per Chat, E-Mail oder mündlich. Die Teammitglieder behielten ihre Aufgabenlisten in ihrem Posteingang, auf Post-its und in freigegebenen Dokumenten im Auge.

Wir haben seitdem alle Anfragen in ein einziges Tool zur Aufgabenverwaltung verschoben. Das Team kann jetzt sehen, woran jeder arbeitet, sodass es nicht zu doppelter Arbeit kommt. Auch die Unternehmensleitung hat einen besseren Einblick in die laufenden Arbeiten. Da wir eine einzige Liste mit Anfragen für die gemeinsame Sichtbarkeit haben, können wir die Aufgaben in dieser Liste sauber aufteilen.

2. Priorisierung ist der Schlüssel

Nachdem Sie alle Anfragen in einer einzigen Liste gesammelt haben, können Sie viel einfacher entscheiden, was am wichtigsten ist. Es gibt immer mehr Arbeit als Zeit, daher müssen Sie Kompromissentscheidungen treffen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Zeit für die wertvollste und wirkungsvollste Arbeit aufwenden. Indem Sie den relativen Wert der Anfragen regelmäßig bewerten, optimieren Sie den gelieferten Wert.

3. Arbeitsaufteilung

Nachdem Sie entschieden haben, welche Arbeit am wichtigsten ist, unterteilen Sie Projekte in kleinere Teile. Diese Übung hilft Ihnen dabei, mehr Anforderungen zu erfassen. Durch die Unterteilung von Projekten in einzelne Aufgaben kann das Team außerdem gleichzeitig an einem einzigen Ziel arbeiten. Dies beschleunigt die Lieferung und ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt zu messen.

4. Maß für Vorhersagbarkeit

Zuverlässig vorherzusagen, wann die Arbeit erledigt sein wird, ist der heilige Gral des Projektmanagements. Indem Sie Projekte in gleichbleibend kleine Aufgaben aufteilen, die im Idealfall in 1-3 Tagen erledigt werden, können Sie die durchschnittliche Anzahl der Aufgaben messen, die das Team pro Woche erledigt, also den Durchsatz. Mit dieser Kennzahl können Sie ziemlich genau abschätzen, wann ein bestimmtes Projekt abgeschlossen werden kann.

Sie unterteilen beispielsweise ein Projekt in 80 ähnlich kleine Aufgaben. Sie schätzen, dass dies nur 80 % des gesamten Projektumfangs ausmacht, und gehen davon aus, dass im Laufe des Projekts etwa 20 weitere Aufgaben aufgrund unerwarteter Anforderungen und Stabilisierungsbemühungen hinzukommen werden. Sie schätzen daher, dass der gesamte Projektumfang 100 Aufgaben betragen wird. Wenn Ihr Team durchschnittlich 20 Projektaufgaben pro Woche erledigt, können Sie vorhersagen, dass dieses Projekt in 5 Wochen abgeschlossen sein wird.

Sehen Sie sich jede Woche die Projektgröße und den Teamdurchsatz an, um den Fortschritt im Auge zu behalten. Wenn der Umfang stärker als erwartet wächst oder sich der Teamdurchsatz ändert, können Sie den Projektumfang oder den geschätzten Fertigstellungstermin anpassen, um die Geschäftsziele zu erreichen. Mit der Zeit werden die Teams die Arbeit konsistenter dimensionieren und abschließen und Fertigstellungstermine besser vorhersagen können.

Alles zusammenfügen

Um das Beste aus der Implementierung leichterer, agilerer Prozesse herauszuholen, ist häufige Kommunikation der Schlüssel für eine effektive Koordination und Zusammenarbeit der Teams. Unsere Teams treffen sich wöchentlich, um sich auf Prioritäten zu einigen. Einzelne Personen teilen mit, woran sie in der nächsten Woche arbeiten möchten, und weisen auf Abhängigkeiten hin oder sagen, ob sie Hilfe benötigen. Wir überprüfen die Fortschrittsmetriken des Teams und passen die Pläne nach Bedarf an.

Dieser einfache Prozess hilft Teams, ihre Arbeit zu koordinieren, den Status zu kommunizieren und Pläne bei Bedarf flexibel zu ändern. Das Unternehmen profitiert davon, da sich die Teams auf die wertvollste Arbeit konzentrieren können. Es ist auch möglich, dass Geschäftsteams ihre Arbeit ohne einen professionellen Projektmanager oder Sprints organisieren. Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen und Ihrem Team dabei helfen, bewährte und agile Prozesse für jedes Projekt zu übernehmen, um Effizienz, Transparenz und Vorhersehbarkeit zu maximieren!