Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Jeli-Blog veröffentlicht. Jeli wurde 2023 von PagerDuty übernommen und wir veröffentlichen ihn hier erneut, um unserer Community ihre Vordenkerrolle nahezubringen.

Vieles, was in Jeli integriert ist, ist darauf ausgerichtet, Teams dabei zu helfen, Erkenntnisse mit anderen in ihrer Organisation zu teilen. Daher haben wir eine Reihe empfohlener Techniken, die wir weitergeben können. Kombinieren Sie diese Techniken je nach Stil Ihrer Organisation und sie werden dazu beitragen, dass alle auf dem Laufenden bleiben und sich mit den wichtigen Ergebnissen Ihrer Vorfallüberprüfungssitzungen befassen.

Zunächst einmal: Warum ist es sinnvoll, Erkenntnisse weiterzugeben?

Der Hauptgrund für die Weitergabe Ihrer Erkenntnisse ist schlicht Transparenz. Menschen mögen Transparenz. Ihre Teams werden es zu schätzen wissen, wenn alle auf dem Laufenden gehalten werden.

Aber das sind noch nicht alle Vorteile. Es gibt noch weitere Gründe, die Ware zu teilen:

1. Nicht jeder kann an dem Meeting teilnehmen. Vielleicht sind sie an diesem Tag nicht da, brauchen etwas Ruhe oder müssen sich um einen Vorfall kümmern
2. Einige Ergebnisse oder Erkenntnisse können sich auf eine Person, ein Team oder einen großen Teil der Organisation auswirken.
3. Durch die Weitergabe stichhaltiger und aktueller Informationen können Sie Ihre Bemühungen gezielter und nachhaltig steigern.
4. Für die nächsten Schritte ist möglicherweise die Zustimmung der Unternehmensleitung oder anderer Interessenvertreter erforderlich.

Durch diese Bemühungen können Sie eine Vorgehensweise etablieren, bei der jeder in Ihrer Organisation die Ergebnisse Ihrer Untersuchung liest und daraus lernt, anstatt sie nur abzulegen, um dieses Verfahrenskästchen anzukreuzen.

6 verschiedene Möglichkeiten zum Teilen

Wie Sie Ihre Informationen teilen – ob schriftlich, visuell, präsentiert oder von Satelliten im Weltraum gesendet – hängt ganz von den Normen Ihrer Organisation ab. Dies kann bedeuten, dass Sie mit verschiedenen Optionen experimentieren, bis Sie die gefunden haben, die am besten ankommt. Wichtig ist, dass Sie Ihre Ausgabe so anpassen, dass sie für Ihre Kollegen lesbar und natürlich ist, damit sie den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen.

Hier ist ein Format, das wir den Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, häufig empfehlen. Wir werden sie der Reihe nach besprechen, aber Sie können gerne ein oder mehrere davon in Ihrer eigenen Arbeit verwenden!

1. Abstrakt
2. Zusammenfassung
3. Aufzeichnung
4. Präsentation
5. Bericht
6. Wöchentliche Updates

Die Zusammenfassung

Eine Zusammenfassung ist das Wichtigste, was wir den Leuten empfehlen (daher ist sie auf der Liste). Jeder Vorfallbericht sollte eine Zusammenfassung haben. Sie sollte Folgendes enthalten: 1 bis 2 Absätze darüber, was passiert ist, warum uns dieses Ereignis interessieren sollte, beitragende Faktoren, Erkenntnisse und Themen.

Leute, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben, haben zwar die besten Absichten, das gesamte schriftliche Material zu lesen, aber oft fehlt ihnen die Zeit dazu. Die Zusammenfassung muss die Kurzfassung Ihres Vorfalls sein: Welche Informationen müssen die Leute wissen, wenn sie in einer Minute etwas aus diesem Vorfall lernen sollen? Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Ihr Publikum das Wesentliche versteht, auch wenn es nicht viel Zeit hat.

Eine Zusammenfassung kann ihnen auch dabei helfen, zu entscheiden, ob sie den Bericht lesen oder die Aufzeichnung ansehen möchten. Wenn Sie eine Zusammenfassung schreiben, machen Sie sie also so leicht verständlich wie möglich.

Allerdings ist die Zusammenfassung kurz, sodass Nuancen und Tiefe verloren gehen können. Leser profitieren von einem Link zu einem weiteren, umfassenderen Artefakt, falls sie weitere Fragen haben.

So geben Sie Ihr Abstract frei

Du entscheidest! Das Abstract kann informell über Slack, E-Mail und in Jeli geteilt werden! Es kann auch zu Beginn mit anderen Formaten kombiniert werden, als eine Art Vorwort.

Mit wem soll es geteilt werden?

Eine Zusammenfassung kann mit jedem geteilt werden. Sie eignet sich besonders gut für die Weitergabe an Führungskräfte und Manager, kann aber auch ein hervorragender Einstiegspunkt für Personen sein, die nicht direkt in den Vorfall verwickelt sind (wie verschiedene Entwicklungsteams, Laien), um mehr darüber zu erfahren, was genau passiert ist.

Die Zusammenfassung

Die Zusammenfassung ist eine etwas ausführlichere Version des Vorfalls. Sie baut auf den Informationen der Zusammenfassung auf und bietet einen detaillierteren Überblick über die Diskussion des Themas. Wenn Sie mögliche Aktionspunkte einschließen, geben Sie an, wer sie vorgeschlagen hat.

Die Zusammenfassung gibt den Leuten mehr Kontext zu dem, was in der Überprüfungssitzung besprochen wurde. Der Leser sollte in der Lage sein, die besprochenen Hauptthemen sowie die vorgeschlagenen nächsten Schritte zu verstehen. Dies ist in vielen Organisationen ein ziemlich standardmäßiges Artefakt, aber Ihr Artefakt wird etwas anders sein, da es den Leser auf das hinweist, was gelernt wurde, anstatt nur wiederzugeben, was passiert ist!

Diese Form der Weitergabe der Ergebnisse des Vorfalls ist zwar ausführlicher als die Zusammenfassung, hat aber dennoch den Nachteil der Kürze. Leser können von einem Link zu einem anderen Artefakt profitieren, wenn sie weitere Fragen haben.

So geben Sie die Zusammenfassung frei

Dies kann in Form einer E-Mail oder in einem größeren Dokument geteilt werden. Fügen Sie Links zu anderen Artefakten ein. Ich persönlich verwende gerne Jelis Berichtsexportproblem, um dies mit allen Beteiligten zu teilen, da ich alle Details direkt aus den Registerkarten „Wichtige Erkenntnisse“ und „Aktionselemente“ einfügen kann!

Mit wem soll es geteilt werden?

Personen, die von den Erkenntnissen betroffen sein können, und alle, deren Zustimmung Sie benötigen. Achten Sie beim Teilen darauf, diese Personen zu markieren und anzugeben, warum Sie dies mit ihnen teilen.

Aufzeichnung

Das ist genau das, wonach es sich anhört: eine Aufzeichnung des eigentlichen Überprüfungsanrufs. Beim Teilen ist es hilfreich, eine Nachricht mit Zeitstempeln der wichtigsten Momente beizufügen, um Ihrem Leser Orientierung zu bieten.

Dies ist natürlich das Medium, das dem Erlebnis einer tatsächlichen Rezension am nächsten kommt. Allerdings dauert es länger, bis Ihr Publikum durchkommt als bei den anderen Formaten, was zu einer geringeren Beteiligung führen kann. Und obwohl sie hören können, was passiert ist, können sie nicht teilnehmen.

So geben Sie die Aufzeichnung frei

Das Teilen ist einfach, wenn das Überprüfungsmeeting über Zoom oder Google Meet stattfindet. Geben Sie die Bildschirmaufzeichnungsdatei einfach über Slack frei und verlinken Sie sie unbedingt im Vorfallbericht für diejenigen, die nach dem Lesen des Berichts mehr wissen möchten. Sie können diese Informationen auch direkt in Jeli einfügen, damit jeder, der an der Untersuchung beteiligt ist, die Aufzeichnung und das Transkript zur Verfügung hat! Und wenn Sie die Jeli-Zoom-Integration verwenden, werden Sie in den Ereignisdaten auch einige zusätzliche Metadaten sehen.

Mit wem soll es geteilt werden?

Dies ist ein großartiges Format, um es mit den Teammitgliedern zu teilen, die an dem Vorfall beteiligt waren, aber nicht an der Überprüfungssitzung teilnehmen konnten. Führungskräfte und andere Kollegen, die nicht an dem Vorfall beteiligt waren, werden diese Art der Überprüfung wahrscheinlich nicht sehen oder anhören.

Präsentation

Von Zeit zu Zeit möchten Sie eine Zusammenfassung eines oder mehrerer Vorfälle in einem Präsentationsformat bereitstellen. Dies kann beispielsweise in einem informellen Community of Practice-Meeting oder einer vierteljährlichen Präsentation vor der Unternehmensleitung geschehen. Die Präsentation kann verschiedene Formen annehmen – beispielsweise eine Storytime, in der Sie einen Vorfall auswählen und besprechen, was passiert ist, welche Themen behandelt wurden und welche Erkenntnisse Sie daraus gezogen haben. Unsere visuelle Erzählfunktion wurde genau für solche Momente entwickelt, damit die Leute die verschiedenen Phasen des Vorfalls verfolgen und ein klareres Verständnis davon bekommen können, wie er sich entwickelt hat.

Ihre Präsentation kann auch eher einem vorbereiteten Vortrag ähneln, in dem Sie mehrere Vorfälle und Ihre Erkenntnisse mit einem bestimmten Ziel teilen. Hier empfehlen wir, Details aus unserem Lernzentrum zu nutzen, das Teilnahmemuster über einen bestimmten Zeitraum hinweg hervorhebt.

Nehmen Sie sich in jedem Fall Zeit für Fragen und Antworten!

Dies ist Ihre Chance, die Geschichte einem aufmerksamen Publikum näherzubringen. Eine gute Präsentation kann einzelne Teilnehmer motivieren und die Unterstützung der Führungsebene gewinnen. Gut gestaltete Folien können wahre Wunder bewirken, wenn es darum geht, Ihre Themen zu vermitteln und die Zustimmung der Stakeholder zu gewinnen.

In manchen Organisationen kann dies mehr Aufwand bedeuten – nicht jeder ist ein großer Fan davon, Folien zu schreiben und sie vor anderen zu präsentieren. Wie oben erwähnt, kann die Nutzung dieser Folien für eine kleine Anzahl interessanter Vorfälle oder für eine Gruppe gleichgesinnter Leute die Belastung verringern.

So geben Sie die Präsentation frei

Je nach Publikum können Sie jede Zeit nutzen, die Ingenieuren bereits für Präsentationen und Gespräche über Technologie zur Verfügung steht. Wenn Sie ein bestimmtes Ziel erreichen möchten – möglicherweise eines, für das Sie die Zustimmung der Führungsebene benötigen –, sollten Sie unbedingt einen bestimmten Termin einplanen, an dem alle relevanten Stakeholder teilnehmen können.

Mit wem soll es geteilt werden?

Jeder! Stellen Sie einfach sicher, dass Sie Ihre Präsentation an Ihr Publikum anpassen. Führungskräfte wünschen sich oft eine fokussiertere Präsentation, die die Themen und umsetzbaren Ratschläge für die nächsten Schritte anspricht. Praktiker interessieren sich zwar auch für diese Themen, wünschen sich aber auch mehr Raum für die Diskussion von Kontext und Nuancen.

Bericht

Der Bericht unterscheidet sich von einer normalen Obduktion dadurch, dass er sich hauptsächlich auf die größere Geschichte des Geschehens und den Kontext konzentriert, in dem die Ereignisse zustande kamen. Das Ziel ist immer, aus dem Vorfall zu lernen.

Berichte sind die umfassendsten schriftlichen Artefakte, die aus Ihrem Vorfall hervorgehen. Ein Bericht gibt den Leuten ein tiefgreifendes Verständnis der Themen rund um die Vorfälle und wie wir sie gefunden haben.

Dieses Format ist viel ausführlicher als Abstracts und Summary und erfordert daher mehr Zeitaufwand vom Leser. Es ist fokussierter als die Aufzeichnung und eignet sich möglicherweise für Organisationen oder Einzelpersonen, bei denen synchrone Präsentationen schwierig sind.

Jeli ist darauf ausgelegt, alle Ihre Berichte zu beherbergen. Unsere Funktionen „Narrative Builder“ und „Report“ wurden entwickelt, um Sie durch den Berichterstellungsprozess zu führen, ohne dass es sich wie eine Sitzung zum Ausfüllen von Vorlagen anfühlt, die keine Erkenntnisse liefert. Das Ergebnis ist ein umfangreiches Dokument, aus dem jeder lernen kann.

So geben Sie den Bericht frei

Teilen Sie es in der Tagesordnung für Ihre Lernüberprüfung mit und veröffentlichen Sie es nach der Überprüfung auf Slack. Ermutigen Sie die Leute, Kommentare dazu abzugeben – dieser Bericht ist zum Lesen und NICHT zum Abheften gedacht!

Mit wem soll es geteilt werden?

Im Idealfall von allen! Dies wird hauptsächlich von Leuten gelesen, die in den Vorfall verwickelt waren, von Teams, die ähnliche Technologien verwenden, von Leuten, deren Zustimmung Sie für mögliche Aktionspunkte benötigen, und (unser Favorit) von neuen Mitgliedern des Teams/der Organisation, die versuchen, ein besseres Verständnis davon zu bekommen, wie das soziotechnische System funktioniert.

Ein Beispiel für ein Berichtsformat finden Sie Hier , entnommen aus unserem eigenen Howie Guide!

Wöchentliches Update

Das wöchentliche Update besteht aus einem kurzen Überblick über alle Vorfälle, die in dieser Woche analysiert wurden. Es kann eine Liste der Vorfälle mit ihren Zusammenfassungen und einem Link zum vollständigen Bericht sein. Sie können auch zusätzliche Datenpunkte wie „betroffene Teams“ hinzufügen, um schnell auf ausführlichere Erkenntnisse zugreifen zu können.

Dies ist eine großartige Option für größere Organisationen mit vielen Vorfällen oder Silos. Jeder kann einen kurzen Blick auf diese Liste werfen, anhand von Schlüsselwörtern (z. B. betroffene Dienste, beteiligte Technologien) die für ihn interessanten Vorfälle finden und sich in den für ihn interessanten Bereichen weiter einlesen.

Achten Sie darauf, dass sich dieses Format nicht zu einer oberflächlichen, tabellarischen Form entwickelt. Sie können dieser Oberflächlichkeit entgegenwirken, indem Sie Themen oder andere interessante Erkenntnisse aus den zugrunde liegenden Artefakten hervorheben und darauf verlinken, damit der Leser seine Neugier befriedigen kann.

So teilen Sie das wöchentliche Update

Diese Art von Update kann auf einer Notion- oder Wiki-Seite stattfinden und auch durch regelmäßige E-Mail-Rundschreiben oder Slack-Ankündigungen geteilt werden. Es gibt Ihnen ein wenig redaktionellen Raum, um die Dinge aufzupeppen und das Publikum zu unterhalten, wenn Ihnen das am Herzen liegt.

Mit wem soll es geteilt werden?

Ähnlich wie die Zusammenfassung, sollte jedoch nicht verwendet werden, wenn jemand sofort Maßnahmen ergreifen muss.

Fazit: Teilen Sie es auf Ihre Weise. Aber stellen Sie sicher, dass Sie es teilen.

Letzten Endes ist jeder Aufwand, den Sie in die Verbreitung Ihrer Erkenntnisse aus den Vorfalluntersuchungen investieren, äußerst wichtig. Indem Sie diejenigen einbeziehen, die nicht an den Besprechungen teilnehmen konnten, geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihr Verständnis der Situation und der Organisation selbst zu vertiefen. Darüber hinaus fungiert Ihr Austausch als eine Form des Marketings, die dazu beiträgt, die Themen und nächsten Schritte aus Ihren Vorfällen zu fördern und gleichzeitig Ihre proaktive Investition in Lernen und Wachstum hervorzuheben. Eine Organisation, die mehr teilt, lernt mehr. Und mehr Lernen bedeutet mehr offene Türen.

Ausführlichere Informationen zu diesen und anderen Themen finden Sie jederzeit im Howie: Der Leitfaden nach dem Vorfall für weitere Informationen zur Vorfallanalyse.