Gast-Blogbeitrag von Ville Saarinen, Entwicklung & Marketing bei Flowdock Ville interessiert sich für die Kombination aus Soziologie und Technologie und lebt zusammen mit dem Rest des Flowdock-Teams in Helsinki, Finnland.

Softwareentwicklungsteams können aus einer großen Auswahl an Tools und Diensten wählen, die sie bei bestimmten Aufgaben unterstützen. Es gibt Dienste, die bei der Teamkommunikation, Versionskontrolle, beim Testen, Bereitstellen, Überwachen und Kundensupport helfen. Und da viele dieser Tools als Onlinedienst angeboten werden, kann die Einrichtung so einfach sein wie eine Anmeldung.

Leider hat diese große Auswahl auch eine Schattenseite. Um über Ihre Arbeit auf dem Laufenden zu bleiben, müssen Sie ständig von einem Dienst zum anderen springen oder Benachrichtigungen aktivieren, die Ihren Posteingang überfluten. Und das gilt auch auf Teamebene: Wenn jemand sehen möchte, woran das Team arbeitet, muss er entweder den Aktivitätsstream jedes Dienstes separat prüfen oder anfangen, Informationen („Ich habe die Arbeit an XYZ beendet“) in Projektmanagement-Tools zu duplizieren.

Bei Flowdock haben wir dieses Problem mit einem Team-Posteingang gelöst. Er lässt sich in die Tools des Teams integrieren und bietet einen Echtzeit-Aktivitätsstream aller Aufgaben des Teams. Der Team-Posteingang befindet sich direkt neben dem Team-Chat, in dem das Team einen Großteil seines Tages verbringt, und bietet einen Einblick in die tatsächlichen Aktivitäten des Teams. Dies regt Diskussionen an, die auf Aktivitäten und nicht auf Berichten basieren. Und alle sind zufriedener, da die E-Mail-Last abnimmt.

Finden Sie die richtigen Leute

Wenn Sie zu einem Team gehören, das dafür verantwortlich ist, dass ein Service rund um die Uhr läuft, ist die schnelle Lösung von Problemen entscheidend für die Kundenzufriedenheit und -treue. Wenn Sie einem Problem eine Person zuweisen, entsteht ein Gefühl der Verantwortung und Probleme werden schneller gelöst. Was aber, wenn der Eigentümer eines Problems nicht in der Lage ist, das Problem zu lösen? Eine Massenbenachrichtigung an alle ist nicht schwierig, aber eine Aktivität, die nicht skalierbar ist. Die Eskalation des Problems an bestimmte Teammitglieder funktioniert besser – und mit einem Team-Posteingang werden diejenigen, die Sie um Hilfe gebeten haben, schnell auf den neuesten Stand gebracht.

Ein weiteres Szenario ist, wenn ein Problem auftritt und der primäre Bereitschaftstechniker nicht erreichbar ist. Automatische Eskalationen helfen dabei, eine verfügbare Person zu finden. Da die Eskalationsbenachrichtigung jedoch für das gesamte Team sichtbar ist, kann jeder, der verfügbar ist, reagieren. Eine einzelne Person ist nicht länger der Engpass.

Machen Sie frühere Vorsätze leichter auffindbar

Immer wenn ein Problem gelöst wird, lernt man etwas Neues. Gute Praktiken sind Post-Mortem-Analysen, um herauszufinden, warum das Problem aufgetreten ist, wie die Grundursache behoben werden kann, und um diese Lösung zu dokumentieren. Die Post-Mortem-Analyse sollte so bald wie möglich durchgeführt werden, während die Details des Problems noch frisch im Gedächtnis des Teams sind. Wir empfehlen, die Zusammenfassung dieser Diskussionen in den Chatroom des Teams zu stellen und sie mit einem vereinbarten Tag zu versehen. Auf diese Weise können die Leute durch die Suche nach dem richtigen Tag viel schneller Lösungen für Probleme finden, wenn in Zukunft ähnliche Probleme auftreten. Noch besser: Indem Sie die Gespräche und Aktionen, die während der Lösung eines Problems stattfanden, taggen, können Sie die Lösung eines Problems im Nachhinein Schritt für Schritt verfolgen. Diese Art der passiven Zusammenarbeit hilft einem Team, aus der Vergangenheit zu lernen, und macht es als Team viel effektiver.

Ein weiterer Vorteil dieser öffentlichen Unterhaltungen (oder deren Zusammenfassungen) ist, dass sie anderen Teams helfen können. Wir empfehlen, die Chatrooms unserer Benutzer für alle in ihrer Organisation zugänglich zu machen. Auf diese Weise kann jemand außerhalb des Teams, der eine Frage hat, einfach dem Chat beitreten und das Team fragen. Oder wenn er weiß, nach welchem Tag er suchen muss, kann er die Antwort direkt aus vorherigen Unterhaltungen oder Aktivitätsbenachrichtigungen finden, ohne jemanden zu belästigen.

Informationstransparenz

Wenn Informationen für alle transparent gemacht werden, kann das für Teams und Organisationen enorme Vorteile haben. Mit den richtigen Informationen werden bessere Entscheidungen getroffen und die Informationswächter sind nicht länger der Engpass.

Die Herausforderung bei der Bereitstellung von Informationen besteht darin, dass die Menschen unweigerlich unter Informationsüberflutung leiden. Wie soll man Zeit zum Arbeiten finden, wenn man ständig mit neuen Informationen bombardiert wird? Wo kann man die Lösung für ein bestimmtes Problem finden, wenn einem so viele Informationen zur Verfügung stehen? Der Schlüssel liegt darin, Kommunikationskanäle zu verwenden, die es den Benutzern ermöglichen, zu definieren, was für sie wichtig ist und was nicht. Benutzer sollten entscheiden können, welche Arten von Ereignissen ihre Aufmerksamkeit erfordern. Der Kanal sollte den Benutzern auch dabei helfen, die Daten zu kategorisieren (z. B. mit Tags), damit später die richtigen Informationen gefunden werden können.

Durch eine offenere Kommunikationskultur – offene Chatrooms, sichtbare Arbeitsaktivitäten – kann jeder Betriebsinformationen nutzen, um Vorfälle schnell zu lösen und eine Kultur der geteilten Verantwortung zu schaffen.