Dieser Blog wurde von mir und Simon Darken gemeinsam verfasst.

Einmal im Jahr treffen sich die SREs von PagerDuty zu einem dreitägigen, persönlichen Treffen. Das Team ist über drei Zeitzonen in den USA und Kanada verteilt. mit zwei Büros und drei Remote-Mitgliedern ist persönliches Zusammensein selten und wertvoll. Wir nutzen unsere Offsites für eingehende Diskussionen über die Gesundheit des Teams, die Planung langfristiger Projekt-Roadmaps, die Verfeinerung und Aktualisierung der Mission unseres Teams und einfach, um Zeit als Team miteinander zu verbringen.

„Ich wünschte, wir könnten uns öfter treffen“, ist einer der wiederkehrenden Kommentare von Teammitgliedern. Leider wäre es sowohl aus logistischer als auch aus finanzieller Sicht schwierig, das Team öfter als einmal im Jahr zusammenzubringen. Was soll ein verteiltes Team tun?

Hier kommt das virtuelle Offsite-Meeting ins Spiel. Was genau ist das? Mithilfe eines Laptops und einer Handvoll Online-Tools für die Zusammenarbeit können Teams bei einem virtuellen Offsite-Meeting bequem von zu Hause aus einen regelmäßigen Rhythmus fokussierter Gruppendiskussionen und langfristiger Planungsgespräche aufrechterhalten. Dank der Magie des Internets können Teams viele der Vorteile eines persönlichen Offsite-Meetings genießen – und das alles ohne die Kosten und logistischen Herausforderungen.

Da wir inzwischen gemeinsam einige erfolgreiche virtuelle Offsite-Meetings durchgeführt haben, möchten wir Ihnen einige Tipps geben, wie Ihr Team ein erfolgreiches virtuelles Offsite-Meeting durchführen kann.

Auf die Vorbereitung kommt es an!

Ein paar Wochen vorher

• Sammeln Sie einige Wochen vor dem Offsite-Meeting mögliche Diskussionsthemen vom Team. Bereiten Sie eine Reihe von Diskussionsthemen vor und mischen Sie die Moderatoren und Thementypen (z. B. Teamgesundheit, Unternehmensstrategie, Technik).
• Die Tagesordnung für das Offsite sollte der eines persönlichen Offsites ähneln. Wenn Sie viele Themen erhalten, stimmen Sie vor dem Offsite darüber ab und füllen Sie die Tagesordnung mit mindestens dem am besten bewerteten Thema des Teams.
• Ermutigen Sie zu Recherchen und Vorschlägen vor dem Offsite-Treffen, um den Themenbereich einzugrenzen oder den Leuten die Möglichkeit zu einer asynchronen Diskussion vor dem Offsite-Treffen zu geben.
• Planen Sie ausreichend Zeit für die vom Team vorgeschlagenen Themen ein. Jede Sitzung muss von jemandem geleitet und die Diskussion moderiert werden.
• Bestimmen Sie, welches Videokonferenztool Sie verwenden möchten. (Sie möchten dieses Tool nicht zum ersten Mal während Ihres Offsite-Meetings ausprobieren!) Bei PagerDuty verwenden wir Zoom und nutzen die Galerieansicht, mit der wir alle Teammitglieder gleichzeitig sehen können.
• Kaufen und verteilen Sie Requisiten frühzeitig an das Team (weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Durchführen der Sitzungen“ weiter unten). Bedenken Sie, dass der Versand einige Zeit in Anspruch nehmen kann, insbesondere bei internationalem Versand. Beispielsweise dauert ein normaler Versand von den USA nach Kanada mit der normalen Post wahrscheinlich mindestens eine Woche.

Terminplanung

• Planen Sie eine Zeit ein, die für alle passt, und planen Sie Pausen ein. Unser Team ist über vier nordamerikanische Zeitzonen verteilt, daher fanden unsere Offsites ungefähr von 10:00 bis 14:00 Uhr PT statt. Machen Sie zwischen den Sitzungen mindestens eine 15-minütige Pause und in der Mitte des Offsites eine 30-minütige Pause.
• Vier Stunden pro Tag sind ein guter Zeitrahmen für ein virtuelles Offsite-Meeting. Es ist ermüdend! Zwei aufeinanderfolgende Tage mit jeweils vier Stunden sind empfehlenswert. Rechnen Sie damit, etwa vier Sitzungen pro Tag zu absolvieren, mit drei 15-minütigen Pausen.

Der Tag des virtuellen Offsite

• Wir haben aus Erfahrung gelernt, dass Offsite-Veranstaltungen besser funktionieren, wenn alle von zu Hause aus teilnehmen. Wir haben zuvor versucht, einige Leute in einem Konferenzraum und einige von zu Hause aus zu haben, haben aber festgestellt, dass die Leute, die zusammen in einem Konferenzraum sitzen, das Gespräch dominieren würden. Außerdem ist die Audioqualität von Leuten, die von zu Hause aus anrufen, im Allgemeinen besser, als wenn sich einige Leute in großen Konferenzräumen befinden.
• Ermutigen Sie das Team, von zu Hause aus zu arbeiten, sofern es über eine zuverlässige Internetverbindung verfügt. Jeder muss einen ruhigen Platz haben, damit er während der externen Besprechungen sein Mikrofon eingeschaltet haben kann. Für diejenigen, die im Büro arbeiten müssen, sollte für jede Person ein separater Konferenzraum reserviert werden.
• Stellen Sie sicher, dass andere Teams wissen, dass Ihr Team nicht erreichbar ist. Wir posten beispielsweise im Slack-Kanal unseres Teams, dass das Team nicht erreichbar sein wird. Schlagen Sie dem Team außerdem vor, sich in Chat-Apps und sozialen Medien unsichtbar zu machen.
• Legen Sie die Grundregeln zu Beginn des Tages fest. Wir möchten alle daran erinnern, engagiert und respektvoll zu sein, zur Diskussion beizutragen und sich nicht von sozialen Medien ablenken zu lassen. Locker , usw.
• Planen Sie die wichtigeren Themen für den frühen Tag ein, wenn die Leute am frischesten sind. Präsentieren Sie nicht nur vor dem Team, sondern beziehen Sie das Team mit ein. Sie möchten, dass die Leute engagiert sind, auch wenn sie sich einwählen. Virtuelle Offsites sind nicht so interaktiv wie physische Offsites, bei denen sich die Leute im Raum bewegen, auf Whiteboards schreiben und Haftnotizen verwenden können. Weitere Ideen, wie wir virtuelle Offsites interaktiver gestalten können, finden Sie in der Seitenleiste.
• Zeichnen Sie Offsite-Sitzungen auf und verteilen Sie diese anschließend an das Team. Wir greifen später noch einmal auf die Aufzeichnungen zurück, damit nicht eine Person die ganze Zeit über als Protokollant festsitzt. Außerdem überprüfen wir die Aufzeichnungen, um Aktionspunkte zu notieren, Projektpläne zu erstellen oder andere gute Ideen zu sammeln, die sich aus den verschiedenen Sitzungen ergeben haben.

Ausführen der Sitzungen

• Moderation ist immer eine Herausforderung, insbesondere bei Remote-Sitzungen. Die Person, die die Sitzung leitet, sollte auch das Gespräch erleichtern und moderieren. Es ist schwierig sicherzustellen, dass jeder die Möglichkeit hat, seine Meinung zu äußern. Wachsamkeit ist erforderlich und manchmal ist auch Ermutigung nötig. Um das Gespräch auf Kurs zu halten und Abschweifungen zu vermeiden, bitten Sie das Team, sich auch selbst zu moderieren. Versuchen Sie gewissenhaft, sich an Ihre zeitlich festgelegte Agenda zu halten – wenn Sie sich zu lange auf eine Sitzung konzentrieren, hat dies einen Kaskadeneffekt und verhindert, dass Sie alle Themen durcharbeiten.
• Diskussionen in einem virtuellen Offsite-Meeting verlaufen natürlich langsamer, da nicht alle im selben Raum sind. Dies muss berücksichtigt werden. Wenn Teammitglieder im Vorfeld einige Nachforschungen angestellt haben (wie im Abschnitt „Vorbereitung“ oben erwähnt), können sie die „langsame Diskussion“ abmildern, indem sie einen Teil der Gespräche vor dem Live-Meeting offline führen.
• Vermeiden Sie die Bildschirmfreigabe während der Offsite-Sitzungen so weit wie möglich, da Sie sonst Ihre Teammitglieder nicht sehen können. Wie in der Seitenleiste erwähnt, können die Teilnehmer mithilfe von kollaborativen Tools wie Trello oder Google Docs Live-Updates anzeigen, sodass sie an ihren eigenen Computern mitverfolgen können. Mit der Galerieansicht von Zoom konnten wir alle auf einmal sehen, was dazu beitrug, dass die Leute während der Gespräche bei der Sache blieben.
• Brainstorming-Sitzungen eignen sich besonders gut, um ein Tool für die Zusammenarbeit in Echtzeit zu nutzen. Bei der Verwendung von Trello beispielsweise ist die Möglichkeit, Karten zu erstellen, zu teilen und hochzustimmen, ein hervorragender Ersatz für ein Whiteboard und/oder Haftnotizen. In vielerlei Hinsicht ist es besser, da alle Teammitglieder gleichzeitig teilnehmen können, während bei einem persönlichen Meeting immer nur eine Person teilnehmen kann. Trello ermöglicht eine dynamische Diskussion basierend auf dem Feedback des Teams als Ergänzung zu einer statischen Tagesordnung.
• Machen Sie es den Leuten leichter, zu erkennen, dass sie etwas zu sagen haben. Wenn alle an einem entfernten Ort sind, sind auf dem Bildschirm viele kleine Köpfe zu sehen und es kann schwierig sein, zu erkennen, wer darauf wartet, zu sprechen. Zoom bietet die Option „Hand heben“, die Sie verwenden können, aber wir haben eine andere Technik verwendet, die gut funktioniert hat und etwas mehr Spaß macht. Jeder bekam einen bunten Hut, den er auf den Kopf setzen konnte, wenn er sprechen wollte. Der Moderator des Meetings achtete darauf, ob jemand seinen Hut aufsetzte, und rief die Leute in ungefähr derselben Reihenfolge auf, in der sie ihre Hüte aufgesetzt hatten. Nachdem jede Person fertig gesprochen hatte, nahm sie ihren Hut ab.

Wahrscheinlich warten immer nur ein oder zwei Personen darauf, zu sprechen
aber dieses Foto gibt Ihnen eine Vorstellung, wie die Hüte aussahen.

• Erleichtern Sie die nonverbale Kommunikation. Bei größeren Teams sind viele kleine Gesichter auf dem Bildschirm zu sehen, sodass es schwierig ist zu erkennen, ob die Leute interessiert sind oder wie sie auf das aktuelle Thema reagieren. Wir verwenden rote und grüne Sterne, um anzuzeigen, ob wir mit dem Sprecher übereinstimmen oder nicht. Wenn die Leute ihre Zustimmung zu dem, was der Sprecher sagt, zeigen möchten, halten sie einen grünen Stern hoch. Wenn sie nicht zustimmen, halten sie einen roten Stern hoch. Dadurch werden die Sitzungen viel interaktiver, als sie es sonst wären.

Wir haben Sterne aus einem örtlichen Partybedarfsladen, aber selbstgemachte Sterne funktionierten genauso gut. Ein Teammitglied hat als Ersatz rote und grüne Schuhe verwendet!

Die zentralen Thesen

Um den Zusammenhalt im Team zu stärken, gibt es nichts Besseres als ein persönliches Offsite-Meeting. Mit ein wenig Planung ist es jedoch tatsächlich möglich, ein ansprechendes virtuelles Offsite-Meeting zu veranstalten. Werden Sie kreativ und finden Sie Wege, um die Teilnahme zu fördern und Zusammenarbeit . Überlegen Sie sich die Tagesordnung genau und nehmen Sie sich Zeit für die Vorbereitung, um einen Erfolg zu gewährleisten. Und sorgen Sie am Tag der Offsite dafür, dass alle gleichberechtigt teilnehmen, indem Sie alle per Fernzugriff teilnehmen.

Da immer mehr Unternehmen ihre Belegschaft dezentral organisieren, ist es zwingend erforderlich, Wege zu finden, um die Teams zusammenzubringen. Ein virtuelles Offsite-Meeting ist dabei nur eine Option, die Sie Ihrem Werkzeugkasten hinzufügen können.

Das Feedback des SRE-Teams von PagerDuty war durchweg positiv und unsere Offsites brachten greifbare Vorteile für die Teamkommunikation und Projektplanung. Probieren Sie es aus und lassen Sie uns wissen, wie es für Sie funktioniert!

Viel Glück und hab Spaß!