Les budgets des services informatiques sont aujourd’hui serrés. Il est donc essentiel de prouver un retour sur investissement pour justifier ou étendre un projet. La bonne nouvelle est que l’automatisation permet d’économiser de l’argent en réduisant l’effort humain requis. C’est un peu comme investir dans un aspirateur robot. Malgré le coût initial, vous économisez du temps (et de l’argent) en évitant de faire appel à des humains pour passer l’aspirateur.

Il peut être difficile de rendre compte de la valeur générée par un programme d'automatisation, car cette valeur dépend fortement de ce qui est automatisé. Votre proposition de projet peut prévoir des économies de temps et d'argent en automatisant certaines tâches manuelles. Le suivi et le reporting de ces économies vous permettent de montrer l'impact commercial de vos projets. Alors, comment pouvez-vous simplifier le suivi et le reporting ?

Nous avons une fonctionnalité dans PagerDuty Process Automation qui peut vous aider : Plugin de données métriques ROI . Le Plugin de données métriques ROI suit le principe simple selon lequel chaque fois qu'une automatisation s'exécute, elle fournit de la valeur. Le développeur d'automatisation spécifie les mesures de valeur en définissant des valeurs clés telles que heures économisées : 10 pour leur automatisation.

Chaque fois que la tâche s'exécute, ces valeurs de métriques sont ajoutées à l'entrée de journal de l'exécution. Le plug-in fournit également un point de terminaison pour extraire les enregistrements JSON de ces exécutions, ainsi que d'autres métadonnées sur les exécutions, ce qui permet de compiler, de calculer et d'analyser ces métriques au fil du temps.

Voici quelques modèles que vous pouvez suivre pour suivre la valeur commerciale fournie par vos projets d’automatisation.

Rapport d'économies grâce à la réduction des coûts de main-d'œuvre

L'avantage le plus direct de l'automatisation d'une tâche est l'économie de coûts de main-d'œuvre qu'elle remplace. ce cas d'utilisation partagé par Robert Powers de Brinks au PagerDuty Summit 2022. Leur processus tel quel était un travail de transfert de données récurrent qui prenait 5 à 10 heures à un membre du personnel pour le terminer manuellement.

En automatisant le processus avec PagerDuty Process Automation, ils ont transformé ce processus qui ne représentait qu'un quart du travail d'une personne chaque semaine en une tâche automatisée qui ne prend aucun temps humain.

Critères de coût, d'opportunité et de bénéfice d'un projet d'automatisation du transfert de données

Pour utiliser le plug-in de données métriques ROI afin de suivre la valeur générée dans ce scénario, il vous suffit de définir une métrique heures_économisées avec une valeur de 10 pour inclure cette métrique dans les enregistrements d'exécution de ce processus. Cela vous donnera une métrique facile à exporter pour afficher le nombre total d'heures économisées par exécution de ce processus. Nous avons choisi cette approche clé-valeur arbitraire car ces valeurs peuvent changer au fil du temps à mesure que vous ajoutez des fonctionnalités à votre tâche automatisée. De cette façon, vous pouvez comparer la valeur des versions plus récentes de votre automatisation à des versions plus anciennes lors de la création de graphiques de données, à condition de ne pas modifier les noms de clés.

Pour votre propre scénario, vous souhaiterez déterminer le temps passé par les travailleurs à effectuer manuellement les tâches que vous allez automatiser. Cela peut être aussi précis que vous le souhaitez pour le résultat final. Les estimations sont acceptables, ou vous pouvez développer un temps moyen passé à partir d'observations. La moyenne ou l'estimation sera la valeur que vous associez à une clé telle que heures_économisées . Vous pouvez les répartir par type de poste d'employé si vous souhaitez suivre les économies de coûts ou les changements dans la répartition de la charge de travail. Définissez simplement davantage de paires clé-valeur : Heures_DBA_économisées , heures_économisées_par_ingénieur_senior . Si vous souhaitez calculer un retour sur investissement, vous devrez également suivre les heures nécessaires à la création des automatisations. Vous pouvez également définir des valeurs en valeur monétaire ou convertir des heures en valeur monétaire lors de votre analyse.

Ici, nous avons créé deux paires clé-valeur à enregistrer par exécution de tâche : Heures_économisées : 1,25 et Dollars_économisés : 250.

Téléchargez les données d'exécution des tâches dans votre outil de création de rapports préféré, tel que Tableau. Vous pouvez représenter graphiquement la compilation de vos différentes mesures par utilisateur et par tâche au fil du temps. Par exemple, vous pouvez afficher les heures économisées grâce aux exécutions manuelles par les utilisateurs par rapport aux exécutions de tâches planifiées. Vous pouvez calculer les économies réalisées soit directement à partir des mesures que vous avez définies, soit en convertissant différentes mesures d'heures en coûts.

Voici un exemple de représentation graphique des données enregistrées montrant l'augmentation des économies d'argent et de temps grâce aux exécutions de tâches planifiées et aux exécutions de tâches invoquées par l'utilisateur.

Pour convertir ces mesures en retour sur investissement, il faut ajouter les coûts associés à la mise en œuvre de l'automatisation. Dans le scénario client que nous avons partagé ci-dessus, 20 heures ETP (en supposant des coûts de main-d'œuvre équivalents) représentaient le coût de création du processus automatisé. Si cela inclut la maintenance sur un an, cela ressemble à : 520 heures ETP économisées – 20 heures ETP à automatiser = 500 heures économisées dès la première année de fonctionnement .

Ajuster les métriques en fonction du résultat de l'automatisation

En partant du principe que l'automatisation génère de la valeur à chaque fois qu'elle s'exécute, nous pouvons souhaiter calculer la valeur en fonction du résultat de ces exécutions. Cela impliquerait de filtrer les exécutions d'automatisation qui échouent.

Il existe différentes raisons pour lesquelles une exécution d'automatisation peut échouer. Il peut y avoir des problèmes avec la définition de tâche elle-même ou des erreurs signalées par des nœuds et des étapes de workflow qui ne mettent pas fin à la tâche autrement. Dans le cas d'une de ces exécutions infructueuses, vous souhaiterez peut-être les filtrer pour les exclure de votre calcul de valeur.

Exemple d'exécution d'une tâche avec une étape ayant échoué

Lors de l'exécution d'analyses, nous pouvons choisir de filtrer les exécutions infructueuses en raison de défaillances externes des systèmes intégrés.

Exemple de graphique montrant les heures et l'argent économisés et le statut de l'emploi

Le plugin de données métriques ROI est disponible en Automatisation des processus PagerDuty à partir de la version 4.7, et est également disponible dans le cadre de Automatisation du Runbook PagerDuty Pour en savoir plus sur l'utilisation du plug-in ROI Metric Data, consultez le Documentation sur l'automatisation des processus .

Si vous n'êtes pas déjà un utilisateur de PagerDuty Process Automation ou de PagerDuty Runbook Automation, Planifiez une démonstration ou un essai aujourd'hui !