Les équipes au service de l'entreprise, comme les équipes des opérations commerciales et de la veille stratégique, sont quotidiennement confrontées à un déluge de demandes urgentes et à une liste interminable de projets critiques pour l'entreprise. Comment les équipes peuvent-elles contrôler ce chaos et s'assurer de travailler sur les bonnes choses ? La gestion de projet traditionnelle peut être fastidieuse. Les méthodologies agiles conçues pour le développement de produits ne sont pas tout à fait adaptées à ce type de travail. Ou est-ce le cas ?

Les équipes commerciales de PagerDuty ont développé un processus agile léger qui permet aux équipes d'avancer rapidement, mais intentionnellement. Ce processus repose sur quatre principes clés que vous pouvez introduire auprès de vos équipes pour une planification plus efficace : la transparence, la priorisation, la répartition du travail et la mesure des progrès.

1. Créer de la transparence

La première étape pour adopter ce processus agile léger consiste à visualiser l’ensemble du travail en cours et prévu dans une vue unique. Avant l’introduction de ce processus, nos équipes recevaient des demandes par chat, par e-mail ou par conversation verbale. Les membres de l’équipe gardaient une trace de leurs listes de tâches dans leur boîte de réception, sur des post-it et dans des documents partagés.

Nous avons depuis déplacé toutes les demandes vers un seul outil de gestion des tâches. L'équipe peut désormais voir sur quoi chacun travaille, de sorte que le travail n'est pas dupliqué. La direction a également une meilleure visibilité sur le travail en cours. Le fait de disposer d'une liste unique de demandes pour une visibilité partagée nous permet de répartir clairement les tâches dans cette liste.

2. La priorisation est essentielle

Une fois que vous avez rassemblé toutes les demandes dans une seule liste, il devient beaucoup plus facile de décider de ce qui est le plus important. Il y a toujours plus de travail à faire que de temps, vous devez donc faire des compromis pour vous assurer de consacrer du temps aux tâches les plus utiles et à fort impact. En évaluant régulièrement la valeur comparative des demandes, vous optimiserez la valeur délivrée.

3. Décomposer le travail

Une fois que vous avez déterminé les tâches les plus importantes, divisez les projets en plus petites parties. Cet exercice vous aidera à saisir davantage d'exigences. Diviser les projets en tâches individuelles permet également à l'équipe de travailler simultanément sur un objectif unique. Cela accélère la livraison et vous permet de mesurer les progrès.

4. Mesure de prévisibilité

Prévoir de manière fiable le moment où le travail sera terminé est le Saint Graal de la gestion de projet. Décomposer les projets en tâches systématiquement petites, idéalement d'une durée de 1 à 3 jours, vous permet de mesurer le nombre moyen de tâches effectuées par l'équipe par semaine, ou le rendement. Vous pouvez utiliser cette mesure pour estimer assez précisément le moment où un projet donné peut être terminé.

Par exemple, vous décomposez un projet en 80 tâches de même taille. Vous estimez que cela ne représente que 80 % de la portée totale du projet, et vous vous attendez à ce qu'environ 20 tâches supplémentaires apparaissent tout au long du projet pour répondre à des besoins imprévus et à des efforts de stabilisation. Vous estimez donc que la portée totale du projet sera de 100 tâches. Si votre équipe effectue en moyenne 20 tâches de projet par semaine, vous pouvez prévoir que ce projet sera terminé en 5 semaines.

Vérifiez la taille du projet et le rendement de l'équipe chaque semaine pour suivre l'avancement des travaux. Si la portée du projet augmente plus que prévu ou si le rendement de l'équipe change, vous pouvez ajuster la portée du projet ou la date d'achèvement estimée pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Au fil du temps, les équipes dimensionneront et termineront le travail de manière plus cohérente et seront plus à même de prévoir les dates d'achèvement.

Mettre tous ensemble

Pour tirer le meilleur parti de la mise en œuvre de processus plus légers et plus agiles, une communication fréquente est essentielle pour que les équipes puissent se coordonner et collaborer efficacement. Nos équipes se réunissent chaque semaine pour s'accorder sur les priorités. Les individus partagent ce sur quoi ils prévoient de travailler la semaine prochaine et soulèvent les dépendances ou s'ils ont besoin d'aide. Nous vérifions les indicateurs de progression de l'équipe et ajustons les plans si nécessaire.

Ce processus léger aide les équipes à coordonner leur travail, à communiquer leur statut et à modifier rapidement les plans lorsque cela est nécessaire. L'entreprise en tire profit en gardant les équipes concentrées sur le travail le plus précieux. Il est également possible pour les équipes commerciales d'organiser leur travail sans chef de projet professionnel ni sprints. Nous espérons que ces conseils vous permettront, à vous et à votre équipe, d'adopter les meilleures pratiques et les processus agiles pour tout projet afin de maximiser l'efficacité, la transparence et la prévisibilité !