Ce blog a été co-écrit par moi-même et Simon Darken.

Une fois par an, les SRE de PagerDuty se réunissent pour une réunion hors site de trois jours, en personne. L'équipe étant répartie sur trois fuseaux horaires aux États-Unis et au Canada, comprenant deux bureaux et trois membres à distance, le temps passé en face à face est rare et précieux. Nous utilisons nos sites distants pour des discussions réfléchies sur la santé de l'équipe, la planification de la feuille de route du projet à long terme, l'affinement et la mise à jour de la mission de notre équipe, et pour simplement passer du temps ensemble en équipe.

« J’aimerais qu’on se retrouve plus souvent », c’est l’un des commentaires récurrents des membres de l’équipe. Malheureusement, il serait difficile de réunir l’équipe plus d’une fois par an, tant d’un point de vue logistique que financier. Que peut faire une équipe dispersée ?

C'est là qu'intervient le séminaire virtuel. De quoi s'agit-il exactement ? À l'aide d'un ordinateur portable et de quelques outils de collaboration en ligne, un séminaire virtuel permet aux équipes de maintenir un rythme régulier de discussions de groupe ciblées et de conversations de planification à long terme dans le confort de leur domicile. Grâce à la magie des interwebs, les équipes peuvent profiter de nombreux avantages d'un séminaire en présentiel, le tout sans les dépenses et les défis logistiques.

Avec quelques séminaires virtuels réussis à notre actif, nous aimerions partager quelques conseils sur la manière dont votre équipe peut organiser un séminaire virtuel réussi.

Tout est une question de préparation !

Quelques semaines avant

• Recueillez des sujets de discussion potentiels auprès de l'équipe quelques semaines avant la réunion. Préparez une série de sujets de discussion et mélangez les présentateurs et les types de sujets (par exemple, la santé de l'équipe, la stratégie de l'entreprise, les aspects techniques).
• L'ordre du jour de la réunion hors site doit être similaire à celui d'une réunion hors site en personne. Si vous recevez de nombreux sujets, votez sur eux avant la réunion hors site et insérez dans l'ordre du jour, au minimum, le sujet ayant reçu le plus de votes de l'équipe.
• Encouragez les recherches et les propositions préalables à la réunion hors site pour aider à réduire la portée des sujets ou pour donner aux gens une chance de discussion asynchrone avant la réunion hors site.
• Prévoyez suffisamment de temps pour les sujets suggérés par l'équipe. Quelqu'un devra diriger chaque séance et faciliter la discussion.
• Déterminez quel outil de visioconférence utiliser. (Vous ne voulez pas essayer cet outil pour la première fois lors de votre hors site !) Chez PagerDuty, nous utilisons Zoom et utilisons la vue Galerie, qui nous permet de voir tous les membres de l'équipe en même temps.
• Achetez et distribuez les accessoires à l'équipe à l'avance (voir la section « Déroulement des séances » ci-dessous pour plus d'informations). Gardez à l'esprit que l'expédition peut prendre un certain temps, en particulier lors d'une expédition internationale. Par exemple, une expédition régulière des États-Unis vers le Canada prendra probablement au moins une semaine par courrier ordinaire.

Planification

• Prévoyez un horaire qui convient à tout le monde et prévoyez des pauses. Notre équipe est répartie sur quatre fuseaux horaires nord-américains, nos sessions hors site ont donc eu lieu de 10 h à 14 h (heure du Pacifique). Prévoyez au moins une pause de 15 minutes entre les sessions et une pause de 30 minutes au milieu de la session hors site.
• Quatre heures par jour constituent une durée idéale pour une formation virtuelle hors site. C'est fatiguant ! Il est recommandé de prévoir deux journées consécutives de quatre heures. Prévoyez environ quatre séances par jour, avec trois pauses de 15 minutes.

La journée du site virtuel

• L’expérience nous a appris que les réunions hors site fonctionnent mieux si tout le monde participe à distance. Nous avons déjà essayé de réunir certaines personnes dans une salle de conférence et d’autres à distance, mais nous avons constaté que les personnes assises ensemble dans une salle de conférence dominaient la conversation. De plus, la qualité audio des personnes qui appellent depuis chez elles est généralement meilleure que lorsque certaines personnes se trouvent dans de grandes salles de conférence.
• Encouragez l’équipe à travailler à domicile si elle dispose d’une connexion Internet fiable. Chacun doit disposer d’un espace calme pour pouvoir utiliser son micro pendant les réunions hors site. Pour ceux qui doivent travailler au bureau, une salle de conférence distincte doit être réservée pour chaque personne.
• Assurez-vous que les autres équipes se rendent compte que votre équipe n'est pas disponible. Par exemple, nous publions sur le canal Slack de notre équipe que l'équipe ne sera pas disponible. En outre, suggérez à l'équipe de se rendre invisible sur les applications de chat et les réseaux sociaux.
• Énoncez les règles de base dès le début de la journée. Nous aimons rappeler à chacun d'être impliqué, respectueux, de contribuer à la discussion et d'éviter de se laisser distraire par les médias sociaux. Mou , etc.
• Planifiez les sujets les plus lourds plus tôt dans la journée, lorsque les gens sont au mieux de leur forme. Ne vous contentez pas de présenter vos idées à l'équipe, impliquez-la. Vous voulez que les gens soient impliqués même s'ils se connectent. Les réunions virtuelles ne sont pas aussi interactives que les réunions physiques où les gens peuvent se déplacer dans la salle, écrire sur des tableaux blancs et utiliser des post-its. Consultez la barre latérale pour plus d'idées sur la façon de rendre les réunions virtuelles plus interactives.
• Nous enregistrons les sessions hors site et les distribuons ensuite à l'équipe. Nous nous référons aux enregistrements plus tard afin qu'une personne ne soit pas obligée de prendre des notes tout le temps. Nous examinons également les enregistrements pour noter les points à traiter, créer des plans de projet ou recueillir toute autre bonne idée résultant des différentes sessions.

Déroulement des séances

• La modération est toujours un défi, surtout à distance. La personne qui dirige la session doit également faciliter et modérer la conversation. Il est difficile de s'assurer que chacun ait la possibilité d'exprimer son opinion. La vigilance est de mise et, parfois, des encouragements sont également nécessaires. Pour maintenir la conversation sur la bonne voie et éviter les digressions, demandez à l'équipe de s'auto-modérer également. Veillez à respecter votre ordre du jour limité dans le temps : une session trop longue aura un effet en cascade et vous empêchera de traiter tous les sujets.
• Les discussions lors d'une réunion virtuelle hors site se déroulent naturellement plus lentement, car tout le monde n'est pas dans la même pièce, et il est important d'en tenir compte. Si les membres de l'équipe ont fait des recherches en amont (comme mentionné dans la section de préparation ci-dessus), cela permet d'atténuer la « lenteur des discussions » en tenant une partie des conversations hors ligne avant la réunion en direct.
• Évitez autant que possible de partager votre écran pendant les sessions hors site, sinon vous ne pourrez pas voir les membres de votre équipe. Comme mentionné dans la barre latérale, l'utilisation d'outils collaboratifs comme Trello ou Google Docs permet aux gens de voir les mises à jour en direct afin que les autres puissent suivre sur leurs propres ordinateurs. La vue Galerie de Zoom nous a permis de voir tout le monde en même temps, ce qui a contribué à maintenir l'engagement des gens pendant les conversations.
• Les séances de brainstorming sont un excellent moyen de tirer parti d'un outil de collaboration en temps réel. Lorsque vous utilisez Trello, par exemple, la possibilité de créer, de partager et de voter pour des cartes est un excellent substitut au tableau blanc et/ou aux notes Post-it. À bien des égards, c'est mieux car tous les membres de l'équipe peuvent participer simultanément, alors que pour une réunion en personne, une seule personne peut participer à la fois. Trello permet une discussion dynamique basée sur les commentaires de l'équipe pour compléter un ordre du jour statique.
• Facilitez la tâche aux participants pour qu'ils sachent plus facilement qu'ils ont quelque chose à dire. Comme tout le monde est à distance, vous aurez beaucoup de petites têtes sur l'écran et il peut être difficile de savoir qui attend pour parler. Zoom propose une option « Lever la main » que vous pouvez utiliser, mais nous avons utilisé une technique différente qui a bien fonctionné et qui est un peu plus amusante. Chacun a reçu un chapeau coloré qu'il a mis sur sa tête lorsqu'il voulait parler. Le modérateur de la réunion a surveillé si quelqu'un mettait son chapeau et a appelé les gens dans à peu près le même ordre dans lequel ils ont mis leur chapeau. Une fois que chaque personne a fini de parler, elle a retiré son chapeau.

Vous n'aurez probablement qu'une ou deux personnes prêtes à parler à la fois.
mais cette photo vous donne une idée de ce à quoi ressemblaient les chapeaux.

• Facilitez la communication non verbale. Avec de grandes équipes, il y a beaucoup de petits visages sur l'écran, ce qui rend difficile de voir si les gens sont impliqués ou quelles sont leurs réactions par rapport au sujet traité. Nous utilisons des étoiles rouges et vertes pour indiquer si nous sommes d'accord ou non avec l'orateur. Si les gens veulent montrer leur accord avec ce que dit l'orateur, ils brandissent une étoile verte. S'ils ne sont pas d'accord, ils brandissent une étoile rouge. Cela rend les sessions beaucoup plus interactives qu'elles ne le seraient autrement.

Nous avons acheté des étoiles dans un magasin local de fournitures de fête, mais des étoiles faites maison ont tout aussi bien fonctionné. Un membre de l'équipe a utilisé des chaussures rouges et vertes en guise de substitut !

Points clés à retenir

Rien ne vaut une réunion hors site en personne pour renforcer les liens d'équipe, mais avec un peu de planification, il est vraiment possible d'organiser une réunion hors site virtuelle engageante. Faites preuve de créativité et trouvez des moyens d'encourager la participation et collaboration . Réfléchissez bien à l'ordre du jour et consacrez du temps à la préparation pour garantir le succès de la réunion. Et le jour de la réunion, assurez l'égalité entre tous en faisant en sorte que tout le monde y participe à distance.

Alors que de plus en plus d'entreprises évoluent vers une main-d'œuvre distribuée, il est impératif de trouver des moyens de rassembler les équipes - et un site virtuel hors site n'est qu'une option que vous pouvez ajouter à votre boîte à outils.

Pour l'équipe SRE de PagerDuty, les retours ont été universellement positifs et nos sessions hors site ont apporté des avantages tangibles pour la communication d'équipe et la planification de projet. Essayez-le et faites-nous savoir comment cela fonctionne pour vous !

Bonne chance et amusez-vous bien!